För att lyckas med införandet av ett CRM krävs det att få med alla på tåget. Få alla att inse nyttan med att dokumentera. Informera och utbilda personalen och se till att bara dokumenterar det som behövs.

Tips för att få fler att använda CRM-systemet

1. Gör systemet lätt att lära sig för nya användare och se till att det finns bra hjälpmedel och dokumentation när dom vill lära sig mer.
2. Informera alla om fördelarna med CRM-systemet så att dom blir motiverade att använda systemet.
3. Ha kontinuerlig utbildning. Introduktionskurser för nya användare och uppföljningskurser för alla. Ta reda på vilka personer som behöver utbildning på speciella delar i systemet och anpassa kurser för dom eller ta reda på orsakerna till att dom inte använder dom delarna, kanske det är något som faktiskt inte behövs.
4. Hitta superanvändarna – dom som kommer använda systemet mest. Håll specialkurser för dom så kommer dom bli evangelister för systemet och uppmuntrar och inspirerar andra.
5. Gör det enkelt för säljarna med så få uppgifter som möjligt att fylla i. Det gäller verkligen att sålla och förstå vad som behövs. Gör så att säljarna har max 5  fält att fylla i – då är chansen stor att det blir gjort.
6. Dölj allt som inte behövs. CRM har ofta en massor uppgifter som kan dokumenteras för att passa en massa olika företag. Dölj allt som inte behövs så att användarna inte bombarderas med datafält och funktioner. Det kommer göra det lättare att få fler personer att använda mer av systemet.

Källa: 13 tips to make people use the CMR

Upphandling och behovsanalys

För att hitta rätt system och sedan lyckas med införandet av ett CRM krävs det en hel del jobb. Det gäller att veta hur processerna ser ut på företaget idag. Komma fram till hur processerna kan förbättras och sedan hitta ett crm-system som stödjer detta. Grundidéerna med ett CRM är att dokumentera och göra information om prospekt och kunder tillgänglig för medarbetare på företaget för marknadsföring, försäljning och kundsupport. Informationen ska även kunna användas för behovsanalys för att hitta rätt kunder och utföra lämpliga åtgärder för t.ex. merförsäljning till befintliga kunder. Viktigt är också att kunna hantera missnöjda kunder på ett bra sätt för att behålla dom som kunder.

Tekniken utvecklas

Den tekniska utvecklingen går fort idag. Krav och önskemål på ett CRM-system förändras när man ser nya möjligheter. Det är nog en av orsakerna till att många företag byter CRM-system efter cirka 5 år.

Dokumentera rätt = framgång

Förmågan att hitta ett lämpligt CRM och få medarbetarna att verkligen använda systemet är avgörande för företagets framgång. Det gäller även att kunna fokusera på rätt åtgärder och komma fram till hur mycket som ska dokumenteras. För mycket dokumentation tar onödigt mycket tid både att lägga in och att hitta bland all informationen. För lite dokumentation gör att bra analyser inte kan tas fram och gör att det inte finns tillräcklig information för bra beslut och kundvård.
Med väl avvägd dokumentationsnivå och förankrade affärsprocesser kommer ni kunna fokusera på det som är viktigt och medarbetarna kommer se CRM-systemet som ett viktigt verktyg i deras arbete.